GoldClinic — system rezerwacji i zarządzania kliniką

Kompletny system prowadzenia kliniki medycyny estetycznej — klient rezerwuje zabieg online, wybiera lokalizację i specjalistę oraz potwierdza wizytę zadatkiem, a klinika prowadzi obie placówki, kalendarze, kartoteki i sprzedaż z jednego panelu.

GoldClinic — system rezerwacji i zarządzania kliniką — mobile

Zakres prac

Co obejmowała realizacja

UX/UI Design

Development

System rezerwacji online

Panel zarządzania

Grafiki pracowników

Obsługa wielu lokalizacji

Historia klienta (CRM)

Zadatki online

Płatności online

Powiadomienia SMS

Sprzedaż usług i pakietów

Portfolio i opinie

Wyzwanie

Problem, z którym przyszedł klient

Klinika medycyny estetycznej nie działa jak sklep — działa na kalendarzu. Każdy zabieg trwa inaczej i ma warianty, każdy specjalista wykonuje inny zakres i pracuje w innych godzinach, a placówek jest więcej niż jedna. Dopóki wszystko idzie przez telefon, zeszyt i arkusz kalkulacyjny, dzieje się kilka rzeczy naraz. Recepcja tonie w telefonach zamiast zajmować się klientkami na miejscu. W grafiku zostają puste okienka po wizytach, których nikt nie odwołał — a w tej branży to najdroższy problem, bo niewykorzystanej godziny specjalisty nie da się odzyskać. Nikt nie ma też pełnego obrazu: ani historii konkretnej klientki (co miała, kiedy, za ile), ani porównania obrotów obu lokalizacji. Do tego dochodzi warstwa formalna, której w medycynie estetycznej pominąć nie można — zgody, regulaminy i dokumentacja muszą być podpięte pod każdą wizytę, a nie leżeć w segregatorze.

Rozwiązanie

Co zrobiliśmy

Zbudowaliśmy nie stronę z formularzem kontaktowym, lecz kompletny system prowadzenia kliniki — z panelem, w którym mieści się cała operacja.

Rezerwacja od strony klientki działa całą dobę i prowadzi ją przez realny wybór: lokalizacja, zabieg wraz z wariantem i usługami dodatkowymi, konkretny specjalista i wolny termin. Wizytę potwierdza zadatek płatny online — i to jedna zmiana, która najmocniej uderza w problem nieodbytych wizyt, bo rezerwacja przestaje być bezkosztowa. Kto woli zapłacić na miejscu, ma taką opcję oznaczoną w systemie. Automatyczny SMS przypomina o wizycie dzień wcześniej.

Po stronie kliniki wszystko schodzi się w jednym panelu. Kalendarz pokazuje obie lokalizacje — każda z własnymi pracownikami, dostępnością i grafikiem. Do każdego specjalisty przypisaliśmy jego godziny pracy i kompetencje, czyli listę zabiegów, które faktycznie wykonuje, więc system nie zaproponuje klientce terminu u osoby, która danego zabiegu nie robi. Recepcja dopisuje wizyty ręcznie, gdy klientka dzwoni albo przychodzi bez zapowiedzi — telefon nadal działa, tylko przestaje być jedynym kanałem.

Karta klienta zbiera to, co wcześniej było rozrzucone: historię wizyt, płatności, dokumenty i zgody. Dzięki temu specjalista przed zabiegiem widzi pełny kontekst, a klinika wie, kto do niej wraca i ile realnie jest wart.

Dołożyliśmy warstwę sprzedażową, bo klinika zarabia nie tylko w fotelu: płatności online przez Przelewy24 i PayU wraz z ratami, a do tego sprzedaż usług i pakietów — klientka kupuje zabieg lub karnet z góry, online. Całość domykają portfolio efektów i opinie, które w tej branży są głównym argumentem zakupowym, oraz komplet regulaminów i zgód RODO wpiętych bezpośrednio w proces rezerwacji — podpisywanych przy umawianiu wizyty, a nie doganianych później.

Projekt